Сменный блок для тетради на кольцах, А5, 60 листов. Практическое применение

Сменный блок чисто белых листов А5 (148х210 мм) идеально подходят для тетради, папок, планера или ежедневника недатированного с 4 кольцами. Вряд ли есть смысл обозревать стопку листов. Даже хороших листов плотностью 100г/м2. Сегодня я хотел бы поговорить о прикладном применении этой канцелярии. Блоки с листиками, блокноты с тетрадками — все это покупается для вполне утилитарных целей: студенты пишут лекции, домохозяйки используют для рецептов, финансовых отчётных записей, производственники, бизнесмены для ведения своей деятельности, планирования и т. д. У каждого наверняка есть своя система записей, которая удобна и комфортна. Хотел бы поделиться системой, которую использую сам. Называется она «Тайм Менеджер». Если интересно – прошу под кат.
Очень кратко о листочках. Просто белые – идеально для целей, про которые я расскажу ниже. Но я купил еще и такой же набор, но в точку.
Конечно он более универсален: его можно преподнести в подарок творческим людям, любителям рисования. На Озоне он дешевле и можно купить его за 155 рублей.
Размер листа как раз близок к истинному формату А5, в отличии от других блоков, где этот размер очень сильно «гуляет» в размерах.
Листы предназначены для письма гелевыми, шариковыми, капиллярными и перьевыми ручками. Плотность 100 г/м2, расстояние перфорации между кольцами 45-65-45 мм. 60 листов (120 страниц).
Подходит для принтера. А этот момент для меня очень важный, не все листы принтер с удовольствием принимает, особенно с плотностью 60-70 г/м2. Все началось с того, что я понял, что можно распечатывать на принтере различные календари перед командировкой на стандартных бланках А5, кроме этого можно было распечатать любую необходимую информацию. Помаленьку, понемножку это начало складываться в систему и тут я вспомнил про Тайм Менеджер. Хорошая удобная система планирования. И блокнот, и бланки TMI у меня есть, но в формате А6. Сканернул и перевел в А5. Не сильно красиво конечно получилось, но зато дешево и практично, мне же для работы.
Сама система Тайм Менеджера основана на блокноте с кольцевым механизмом формата А6 и специальными бланками.
Я для себя адаптировал под формат А5, как наиболее удобный для меня.
Система очень интересная и достаточно гибкая в использовании.
Чтобы показать основную методику и инструментарий, я взял конкретный сценарий: командировка. На примере стандартной командировки я и расскажу о всех основных составляющих. Почему командировка? Все очень просто: короткий временной промежуток планирования, четкое понимание целей, всего спектра задач и мероприятий. Планирование и отчетность финансовых потоков, анализ своей деятельности и архивирование.
Кратко по Тайм Менеджеру. Её популярность можно выразить словами ее основателя Клауса Миллера: «Данная система позволяет создать лучшую жизнь для себя и для других».
Концепция системы «Тайм-менеджер» включает четыре пункта:
— Прежде всего необходимо сформулировать цель. Это главный, ключевой момент, потому что, не выбрав цель, то направление, по которому следует идти, невозможно говорить об управлении временем.
— Далее идет определение приоритетов.
— После чего создаётся база для решений — это перечень тех задач и вопросов, которые нужно решать, чтобы достичь поставленной цели.
— И, наконец, главная отличительная черта системы «Тайм-менеджер» — установление связи между базой для решения и планированием времени, то есть распределение времени в разрезе задач и вопросов, которые необходимо решить для достижения поставленных целей.
Если кратко, то вот так. Система универсальная, и может быть адаптирована под любые задачи, я бы хотел рассказать, как мне она помогает в командировках. Именно в плане бланков в блокноте. Сам заполнять бланки я не буду, это, наверное, мало кому интересно, а вот примеры заполнение ТМ я с удовольствием покажу.
Сама подготовка перед командировкой требует точного планирования. Обычно срок бывает от 3 до 5 дней, т.е. неделя. Соответственно этому промежутку времени и будет посвящен рассказ.
Начнем с начала и с самого главного – цель командировки. Цель должна быть реальной, ее надо сформулировать так, чтобы полученный результат можно было бы зафиксировать (чтобы с уверенностью сказать, что поставленная цель достигнута). Кроме того, цель должна иметь определенные временные рамки. Рамки у нас есть – неделя. Правильно сформулированная цель – это уже полдела, дальше остается ее достичь, это уже детали. В ТМ есть интересный механизм, основанный на исторических реалиях — кукла Дарума.
Японская кукла Дарума – прекрасный помощник тому, кто хочет добиться результатов. Ее нужно сделать зрячей, нарисовав в пустых глазницах зрачки: сначала в одном глазу, когда цель сформулирована, а затем в другом – когда цель достигнута.
Кукла Дарума названа по имени индийского принца, славившегося в древности своей высокой самодисциплиной и положительным отношением к жизни. Кукла и сегодня распространена в странах Ближнего Востока, где ее считают эффективным средством достижения результатов и символом счастья, поскольку один из аспектов счастья – это осуществление своих целей.
Итак, я беру календарь и зная срок командировки, начинаю делать общие заметки на этих датах: это спектр основных задач. Соответственно из этих заметок рождается понимание тех основных целей, которые я и планирую достичь.
В интернете куча бланков календарей и можно распечатать под себя все что угодно. Теперь, когда есть общее понимание основных задач, которые я должен решить в данном временном диапазоне, в бланк с Дарумой я вписываю формулировку своих целей, которые планирую достичь и маркирую один глаз.
Как пример просто покажу как учит ТМ заполнять. Но меня интересует только цели моей командировки и только неделя.
Соответственно я перехожу к бланку планирования недели. У ТМ они бывают разные, я себе выбираю такой:
Он для меня и для данных целей более удобный
И как пример показываю его заполнение ТМ
На бланке нарисован слоник и дается термин «слоновой задачи». Это еще одна из основных методик ТМ — «Слоновая» техника».
Как съесть большого слона? Когда он далеко, то кажется маленьким, и съесть его не такая уж большая проблема.
Но когда он перед тобой, то кажется огромным и желание есть полностью пропадает.
Справится с ним — думается непреодолимая задача! Но если есть его по кусочку каждый день, то она вполне реализуемая.
Отсюда и идет разбивка на задачи дня, недели и месяца. Связь между планами на день на неделю и на месяц.
И бланки должны быть подобраны соответственно
Т.к. месяц меня не интересует оставляем неделю и день. Бланков дня по идеи должно быть 5 по числу дней в командировке, но у меня их конечно больше – расходный материал: переписать, вычеркнуть, порвать, выкинуть и т.д.
Пример заполнения бланка показываю по технике ТМ
Где пункты
1. Определите, когда у Вас уже занято. Из записной книжки-ежемесячника и/или с бланка «Текущие планы на неделю» перенесите на левую сторону бланка «Текущие планы на день» все назначенные на этот день совещания, встречи и пр.
2. Определите, сколько времени остается в Вашем распоряжении. В центральной колонке бланка отметьте — лучше цветным фломастером – сколько времени, по Вашей оценке, уйдет на уже назначенные дела. Это позволит Вам ясно увидеть, когда в течение дня и сколько времени остается в Вашем распоряжении. В своих оценках постарайтесь быть реалистом делайте их с некоторым «запасом». Поступая так, Вы повышаете вероятность выполнения намеченных Вами планов.
3. Определите, как наилучшим образом использовать имеющееся в Вашем распоряжении (Ваше наличное) время. Крайне важно хорошо продумать, на что израсходовать свое наличное время. От этого будет зависеть, что Вы сумеете сделать, помимо выполнения рутинной работы. Посмотрите, каким временем Вы располагаете, и реалистично оцените, сколько крупных задач и мелочей Вы можете наметить на планируемый день и как их лучше всего распределить. Запишите эти дела на правой стороне бланка (здесь есть специальное место для крупных задач, специальное — для небольших, и специальное — для дел, типа телефонных звонков и отправки писем). Определите приоритеты намеченных дел. Это даст Вам возможность ясно оценить перспективу дня.
Теперь медленно и упорно подходим к самому главному: персональная «елка» ТМ — это средство создающее обзор дел.
Можно сказать, что «елка» — это сердце Тайм Менеджера: все остальные элементы сориентированы на нее. Мы можем видеть общую панораму и структуру всей массы «елочных иголок», а значит контролировать жизненную ситуацию.
«Ствол» — главные цели в личной жизни и на работе.
«Ветви» — ключевые области- важнейшие области, на которых нужно сосредоточить усилия, чтобы достичь свои главные цели, области в которых нужно добиться результатов.
«Веточки» — основные задачи, которые необходимо решить в каждой из ключевых областей. Это конкретные результаты, которых нужно добиться, компоненты ключевых областей.
«Иголки» — все практические мероприятия, мелкие дела, различные сведения и подробности, необходимые для решения основных задач
Я выбираю бланк ключевые области и в него вписываю основные компании, с которыми я должен буду работать в командировке. Хотя этот бланк предназначен несколько для другого, но гибкость системы позволяет сделать как мне удобно в данном случае
В этих разделах располагаем бланки с текущими задачами и мероприятиями для каждой данной организации. Немного по символам:
Бланк Задачи
Без перечня задач практически невозможно правильно определить, что и когда должно быть сделано; что необходимо сделать именно Вам, а что лучше поручить другим сотрудникам. Перечень задач помогает связывать цели с календарным планом и является, таким образом, одной из важнейших частей инструмента для достижения результатов. Конструкция бланков дает возможность ясно видеть общую картину и контролировать ход дел, позволяет эффективно использовать перечень задач для установления приоритетов и распределения обязанностей, а также для напоминаний самому себе о том, что еще требуется решить или сделать.
Бланк Мероприятия
Итак, сформулированы основные задачи. Теперь нужно разбить эти задачи на составные элементы, т.е. определить входящие в них мероприятия («иголки»). Детальность разбивки зависит от характера каждой конкретной задачи. Все мероприятия, относящиеся к одной задаче, заносятся на отдельный бланк «Мероприятия», который помещается непосредственно за бланком задач. Помимо специального бланка «Мероприятия» для «иголок» мелких задач, мероприятий, деталей можно использовать самые разнообразные бланки Тайм Менеджера, и в частности: «Для заметок», «Информация», матрицы, бумагу для компьютера, «Фиксированные дела», нелинованную бумагу, бумагу в клетку и в линейку, миллиметровку и пр. Рядом с бланками «Мероприятия», за бланком «Задачи» можно также хранить таблицы, статистические и другие данные, планы, фотокопии, списки и пр.
На этом можно сделать паузу, взять стандартное «Служебное задание» и заполнить его. Теперь кроме страны, города, организаций, сроков командировки можно уже уверенно вписывать графу «Содержание задания (цель)». Я бы даже сказал, что более или менее начинает вырисовываться и «Краткий отчет о выполнении задания».
Для согласования и утверждение командировки имеем все необходимое и по своему плану можем ответить на любой вопрос по теме. Подписываем деньги. А вот здесь очень не помешает бланк График. Ведь денежными средствами оплата может быть произведена по счету, например, за гостиницу, деньги могут быть перечислены по безналу или выданы в кассе.
Если это все сразу вписать, то отчет потом делать намного проще, т.к. виден источник финансирования, план, расход, перерасход и т.д. И эти цифры всегда под рукой.
Покупка билетов. Здесь проще работать с календарем выбирая транспорт и удобное время можно все занести в бланк «Заметки»
И уже выбрав конкретный маршрут и время можно занести время прибытия и убытия в бланк фиксированные дела на неделю.Обычно это помогает при заказе гостиницы, когда указываешь время прибытия/отъезда. Я это делаю цветным маркером.
Все данные о графиках рейсов, гостиницах и т.д. хранятся в архиве, и уже в следующую командировку в этом направлении планировать проще.
Далее планируешь, что необходимо с собой взять с собой в виде каталогов, сувениров, прайсов, буклетов, описаний и т.д. Все это можно занести на бланк «Не забыть», или бланк «Заметки»
Вот и все – можно двигаться по намеченному маршруту.
В командировке каждый день бывает не только заполненный мероприятиями, но и полученной информацией, результатами работы. И чтобы не забыть, не потерять (ведь следующий день будет такой же интенсивный) вечером я обычно уделяю 15 – 20 минут, что бы основные моменты зафиксировать в блокноте. Вставляю новые закладки текущего дня, и возможно какая то коррекция планов на неделю.
Вернувшись домой открываю бланки, которые были со мной в командировке. Очень удобно с этой информацией работать и делать авансовый отчет, технический отчет о командировке, все нюансы будут учтены. Дальше бланки поступают в блокнот который называется «Командировки. Архив», в нем хранятся все данные о командировках – это тоже очень удобно с точки зрения информации в динамике, гостиницах, транспорте и т.д.
Надеюсь, что кому то эта система покажется интересной.
Удачи Вам и правильного выбора!